PRO-030 Procedimiento de Preservación de Producto

Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer las directrices y las acciones necesarias para garantizar la preservación de los productos durante todas las etapas de su ciclo de vida, desde la producción hasta la entrega al cliente final. Esto incluye asegurar que los productos mantengan sus características de calidad, seguridad y conformidad en todo momento, y que se cumpla con los requisitos establecidos por el SGC.

La organización implementa este procedimiento para proteger la integridad de sus productos, asegurando que lleguen al cliente en condiciones óptimas, cumpliendo con los más altos estándares de calidad y preservación.

Alcance

Este procedimiento se aplica a todos los productos fabricados, almacenados y distribuidos por la organización, incluyendo:

Preservación durante el almacenamiento: Control de las condiciones de almacenamiento para evitar daños, deterioro o alteración del producto.
Preservación durante el transporte: Garantizar que los productos sean transportados en condiciones adecuadas, que mantengan su calidad y seguridad.
Preservación durante la distribución: Asegurar que los productos lleguen al cliente final sin comprometer su integridad o seguridad.

La organización garantiza que este procedimiento cubre todos los tipos de productos, incluyendo materias primas, productos intermedios, productos terminados y productos en proceso, asegurando su preservación en cada etapa de la cadena de valor.

Definiciones

Preservación de Producto

Conjunto de medidas tomadas para mantener las propiedades y características del producto intactas durante su almacenamiento, transporte y distribución. La organización implementa sistemas de preservación adaptados a las características específicas de cada producto.
Condiciones de Almacenamiento

Las condiciones bajo las cuales los productos deben ser almacenados, incluyendo temperatura, humedad, y protección contra daños físicos. La organización define y controla estas condiciones según los requisitos de cada producto.
Vida Útil del Producto

El período durante el cual un producto mantiene sus características de calidad y es apto para el uso al que está destinado. La organización establece y controla la vida útil de cada producto, implementando sistemas de rotación adecuados.
Deterioro

Cualquier cambio físico o químico que afecte negativamente las propiedades del producto. La organización implementa controles para prevenir el deterioro y procedimientos para gestionarlo cuando ocurre.

Responsabilidades

Responsable	Responsabilidad
Gerente General (Alta Dirección)	Aprobar el procedimiento y garantizar los recursos necesarios para implementar las medidas de preservación de productos. Demostrar liderazgo y compromiso con la preservación de la calidad de los productos.
CSGC	Coordinar y supervisar la implementación del procedimiento dentro del SGC, asegurando que se cumplan los estándares de preservación. Mantener actualizado el sistema y realizar revisiones periódicas.
Secretaria General	Garantizar que las condiciones de almacenamiento sean adecuadas para mantener la calidad de los productos. Supervisar el control de inventarios y la organización del almacén.
Secretaria General	Asegurar que el transporte y la distribución de productos se realicen bajo las condiciones adecuadas para mantener su preservación. Seleccionar y supervisar a los transportistas y gestores logísticos.
CSGC	Monitorear que los productos sean preservados adecuadamente y que los controles de calidad se mantengan durante todas las etapas del proceso. Realizar inspecciones y pruebas de calidad periódicas.
Encargada del Laboratorio (bioseguridad)	Asegurar que las condiciones de preservación también consideren la seguridad de los productos y del personal que los manipula. Implementar medidas de seguridad en almacenamiento y transporte.

Procedimientos

La organización implementa los siguientes procedimientos para garantizar la preservación efectiva de todos sus productos en cada etapa de su ciclo de vida:

Condiciones de Almacenamiento

Los productos deben ser almacenados en condiciones adecuadas que mantengan su calidad y seguridad. Las condiciones de almacenamiento incluyen:
Temperatura controlada: Para productos sensibles a la temperatura (por ejemplo, productos farmacéuticos, alimentos, productos químicos). La organización monitorea y registra continuamente las temperaturas en áreas de almacenamiento críticas.

Humedad controlada: Para productos sensibles a la humedad (por ejemplo, productos electrónicos, textiles, papel). La organización implementa sistemas de control de humedad cuando sea necesario.

Protección contra daños físicos: Los productos deben estar protegidos de golpes, caídas y otras formas de daño físico mediante embalaje adecuado, estanterías apropiadas y manipulaciones cuidadosas.

Protección contra contaminantes: Los productos deben estar almacenados de manera que no entren en contacto con sustancias que puedan contaminarlos, incluyendo polvo, humo, productos químicos y agentes biológicos.
La organización documenta las condiciones específicas de almacenamiento para cada tipo de producto y realiza controles periódicos para verificar su cumplimiento.

Control de Inventarios

Implementar un sistema de gestión de inventarios que permita conocer el estado de los productos almacenados en tiempo real. Este sistema garantiza:
La rotación de inventarios (principio FIFO - First In, First Out) para evitar que los productos caducados o con fecha de vencimiento próxima se queden almacenados por largos períodos.

La identificación clara de los productos con fechas de vencimiento o condiciones especiales de almacenamiento mediante etiquetado visible y sistemas de codificación.

El control de lotes y números de serie para facilitar la trazabilidad y el retiro específico cuando sea necesario.
La organización realiza inventarios físicos periódicos para verificar la exactitud del sistema de gestión de inventarios.

Preservación durante el Transporte

Los productos deben ser transportados en condiciones que mantengan su calidad e integridad:
Embalaje adecuado: Los productos deben ser embalados de manera que se evite su daño durante el transporte, utilizando materiales de protección apropiados para cada tipo de producto.

Control de temperatura: Para productos que requieren temperaturas específicas durante el transporte (por ejemplo, alimentos refrigerados, productos farmacéuticos), la organización utiliza vehículos con control de temperatura y monitoreo continuo.

Protección contra la humedad: Para productos sensibles a la humedad, se toman medidas para evitar su deterioro durante el transporte, incluyendo embalajes impermeables y control de humedad relativa.

Rutas de transporte: Se eligen las rutas más seguras y eficientes para reducir el riesgo de daño durante el transporte, considerando factores como condiciones viales, tiempos de tránsito y puntos de riesgo.

Preservación durante la Distribución

Durante la distribución, se garantiza que los productos lleguen al cliente sin comprometer su calidad ni seguridad:
Condiciones de transporte: Se mantienen las mismas condiciones de almacenamiento y transporte durante la distribución, asegurando la continuidad en la cadena de preservación.

Seguimiento del transporte: Se implementa un sistema de monitoreo en tiempo real para asegurar que los productos lleguen en condiciones adecuadas, incluyendo seguimiento por GPS, sensores de temperatura/humedad y comunicación constante con los transportistas.

Entrega segura: Se asegura que los productos sean entregados de manera que se mantenga su integridad y que el cliente reciba los productos en condiciones óptimas, incluyendo verificación en el punto de entrega y firma de conformidad.

Control de Calidad en la Preservación

Durante todas las etapas de almacenamiento, transporte y distribución, se realizan controles de calidad para garantizar que los productos no hayan sufrido daños o deterioro:
Inspección visual: Se inspeccionan los productos regularmente para detectar daños evidentes, incluyendo deformaciones, roturas, cambios de color u otros signos visibles de deterioro.

Pruebas de laboratorio: Se realizan pruebas periódicas para asegurarse de que los productos siguen cumpliendo con los estándares de calidad requeridos, especialmente para productos con requisitos específicos de estabilidad.

Verificación de condiciones ambientales: Se monitorean y registran continuamente las condiciones de temperatura, humedad y otras variables ambientales en áreas críticas de almacenamiento y transporte.

Manejo de Productos Deteriorados

Si se detecta que un producto está deteriorado debido a condiciones de almacenamiento, transporte o distribución, se procede de la siguiente manera:
Retiro inmediato: Se retira el producto de circulación inmediatamente para evitar su uso o distribución.

Notificación al cliente: Se notifica al cliente si ya ha recibido el producto deteriorado, ofreciendo las alternativas correspondientes.

Reemplazo o reembolso: Se reemplaza el producto o se devuelve el dinero al cliente según corresponda y según los términos establecidos.

Investigación y acciones correctivas: Se investiga la causa del deterioro y se toman medidas correctivas para evitar futuras ocurrencias, documentando todo el proceso.

Disposición adecuada: Se dispone del producto deteriorado de manera ambientalmente responsable, siguiendo los procedimientos establecidos para gestión de residuos.

Indicadores de Desempeño

Indicador	Descripción	Meta	Frecuencia de Medición
% de productos almacenados en condiciones adecuadas	Mide el porcentaje de productos almacenados de acuerdo con las condiciones especificadas en sus respectivas fichas técnicas.	100%	Mensual
Número de productos deteriorados	Mide la cantidad de productos que se han deteriorado durante el almacenamiento, transporte o distribución.	≤ 0.5% del inventario total	Mensual
Tiempo promedio de transporte	Mide el tiempo promedio que tarda un producto en ser transportado desde el almacén hasta el cliente.	Según acuerdos de nivel de servicio (SLA)	Semanal
% de productos entregados en condiciones óptimas	Mide el porcentaje de productos entregados sin daños ni alteraciones verificables.	≥ 99.5%	Mensual
Tasa de cumplimiento de condiciones ambientales	Porcentaje de tiempo durante el cual se mantienen las condiciones ambientales especificadas (temperatura, humedad) en áreas críticas.	≥ 98%	Continuo (reporte mensual)

La organización revisa estos indicadores regularmente en las reuniones de revisión del SGC y toma acciones de mejora cuando no se alcanzan las metas establecidas.

Documentación Relacionada

Registros de Almacenamiento y Control de Inventarios - Documentación que evidencia las condiciones de almacenamiento y los movimientos de inventario.
Informe de Inspección de Calidad - Resultados de las inspecciones y pruebas realizadas para verificar la preservación de productos.
Registros de Control de Transporte - Documentación de condiciones de transporte, rutas, tiempos y verificaciones durante el transporte.
Informe de Daños y Deterioro de Productos - Registro de incidentes de deterioro y las acciones tomadas para su gestión.
PRO-001 - Procedimiento de Control de la Documentación del SGC.
PRO-005 - Procedimiento de Control de Producto No Conforme.
PRO-026 - Procedimiento de Identificación y Trazabilidad.
Instrucciones de Almacenamiento Específicas por Producto - Documentación técnica que especifica condiciones particulares de preservación.