Contenido
1. Objetivo
Definir cómo se reciben, registran y confirman las reservaciones de sangre solicitadas por clientes.
Nota: Los parámetros técnicos señalados (tiempos, frecuencias, rangos) se aplican conforme a la normativa vigente del MSP y a las especificaciones de los fabricantes.
2. Alcance
Aplica a toda reservación de componentes sanguíneos solicitada a las sedes de Santiago de los Caballeros y La Romana.
3. Responsables
Secretaria General
Recibe, registra y confirma las reservaciones.
Encargada del Laboratorio
Confirma la disponibilidad del producto.
4. Definiciones
- Reservación: Compromiso de apartar productos para un cliente por un tiempo definido.
5. Materiales y equipos
- Formulario o registro de reservaciones.
- Línea telefónica y correo de contacto.
- Inventario actualizado de componentes.
6. Procedimiento
Recibir la solicitud: Recibir la solicitud por teléfono, correo o en persona y registrar solicitante, institución o paciente, producto, grupo ABO y Rh, cantidad, urgencia y fecha requerida.
Verificar disponibilidad: Consultar con el laboratorio el inventario y los tiempos de entrega.
Confirmar: Informar al cliente si la solicitud puede cumplirse, en qué plazo y bajo qué condiciones; si no, ofrecer alternativas.
Registrar la reserva: Registrar la reserva con un número y el plazo de validez.
Comunicar a despacho: Entregar la reserva al personal que realizará el despacho (POE-CD-003).
Seguimiento: Contactar al cliente si la reserva no se retira en el plazo y liberarla cuando venza.
Cerrar: Registrar el despacho o la cancelación y actualizar el inventario.
7. Registros
- Registro de reservaciones.
- Registro de comunicaciones con clientes (FORM-002).
8. Documentos de referencia
- Norma ISO 9001:2015: cláusulas 7.5 y 8.5.
- PCS-006 (Gestión del Cliente).
- POE-CD-001 y POE-CD-003.
- DES-003 (Secretaria General).
Historial de Versiones
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original - elaborado por el CSGC a partir de las funciones del cargo y de buenas prácticas del sector | CEO |