El objetivo del proceso de Cumplimiento y Mejora es asegurar la conformidad de la organización con todas las normativas, estándares y requisitos aplicables, y promover la mejora continua en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Este proceso busca no solo mantener altos estándares de calidad, sino también identificar y capitalizar oportunidades de mejora que fortalezcan la eficiencia y eficacia.
Meta estratégica: Garantizar el 100% de cumplimiento normativo y lograr una mejora continua medible en todos los procesos del SGC.
El proceso de Cumplimiento y Mejora aplica a todos los procesos y áreas de la organización, incluyendo desde la gestión de calidad y cumplimiento normativo hasta la identificación de oportunidades de mejora en cada una de las áreas del SGC. Este proceso cubre:
Verificación del cumplimiento con normativas, estándares y requisitos aplicables.
Realización de auditorías periódicas para evaluar la efectividad del SGC.
Implementación de acciones correctivas y preventivas para abordar desviaciones.
Identificación, priorización e implementación de oportunidades de mejora.
| ENTRADAS | PROCEDIMIENTOS (ACTIVIDADES) | SALIDAS |
|---|---|---|
| Normativas, estándares y requisitos aplicables |
|
Informe de Cumplimiento: Detalle de los niveles de conformidad y hallazgos. |
| Políticas de calidad y objetivos de mejora | Plan de Acción Correctiva y Preventiva: Documento con acciones específicas para abordar hallazgos y mejoras. | |
| Resultados de auditorías anteriores y lecciones aprendidas | Registros de Acciones Correctivas y Preventivas: Documentación de las acciones tomadas y su efectividad. | |
| Datos de desempeño e indicadores de proceso | Informe de Oportunidades de Mejora: Documento que detalla propuestas de optimización en procesos. | |
| Informe de Revisión del SGC: Evaluación general y recomendaciones de ajuste. |
Personal con competencias en auditoría, gestión de calidad, mejora continua y análisis de riesgos. Equipos multidisciplinarios para abordar todas las dimensiones del SGC.
Herramientas para monitoreo de conformidad, análisis de datos de desempeño, gestión de auditorías, software de gestión documental y sistemas de seguimiento de acciones.
Documentación normada, registros de cumplimiento, manuales de procedimiento, formatos estandarizados y equipos para auditorías y mediciones.
| Responsable | Función Principal |
|---|---|
| CSGC | Coordina las auditorías, gestiona las acciones correctivas y preventivas, lidera la identificación de oportunidades de mejora y reporta a la alta dirección. |
| Auditores Internos | Realizan revisiones detalladas para evaluar el cumplimiento de los procesos y normativas, emiten informes de hallazgos y verifican la implementación de acciones. |
| Gerente General (Alta Dirección) | Aprueba el plan de mejora, asegura los recursos necesarios, revisa el desempeño del proceso y toma decisiones estratégicas basadas en los resultados. |
| Responsables de Proceso (encargadas de área y Secretaria General) | Implementan las acciones correctivas en sus áreas, participan en las auditorías y proponen oportunidades de mejora específicas. |
Propósito: Mide el nivel de conformidad de los procesos con los estándares y normativas aplicables.
- Informes de revisión de la dirección: Incluyen el estado de cumplimiento de los objetivos.
- Informes de auditorías internas y externas: Validan el nivel de cumplimiento.
- Registros de acciones correctivas: Documentan las desviaciones y su tratamiento.
Trimestral, coincidiendo con las reuniones de revisión de la dirección para evaluar el desempeño del SGC.
Si el ICN se encuentra en el rango No Aceptable (<85%), la Alta Dirección debe:
- Realizar una revisión exhaustiva de los recursos asignados y ajustar según sea necesario.
- Reforzar la alineación de estrategias y objetivos en todas las áreas del SGC.
- Implementar acciones correctivas inmediatas para mejorar el desempeño en las áreas deficientes.
- Establecer seguimiento específico hasta alcanzar niveles aceptables.
Mide el porcentaje de acciones correctivas implementadas dentro del plazo establecido. Meta: ≥ 90% de implementación oportuna.
Evalúa la efectividad de las acciones preventivas. Meta: Reducción del 20% anual en no conformidades recurrentes.
Mide la percepción de los auditados sobre el proceso de auditoría. Meta: ≥ 85% de satisfacción.
Descripción: La falta de adherencia a normativas y estándares puede resultar en sanciones legales, multas, pérdida de certificaciones y afectar la reputación de la organización.
Probabilidad: Media | Impacto: Alto
Controles: Auditorías periódicas, actualización constante de requisitos legales, capacitación continua.
Descripción: La implementación ineficaz de acciones correctivas puede llevar a la recurrencia de no conformidades, desperdicio de recursos y pérdida de confianza en el SGC.
Probabilidad: Media | Impacto: Medio
Controles: Seguimiento riguroso, verificación de efectividad, asignación clara de responsabilidades.
Descripción: La baja participación del personal en los procesos de mejora puede limitar la identificación de oportunidades y la efectividad de las acciones implementadas.
Probabilidad: Baja | Impacto: Medio
Controles: Programas de sensibilización, incentivos por participación, comunicación efectiva.
Descripción: Implementar metodologías de mejora continua como Kaizen o Six Sigma para optimizar la eficiencia operativa y reducir desperdicios.
Beneficio esperado: Incremento del 15% en eficiencia operativa.
Acciones: Capacitación en metodologías, establecimiento de proyectos piloto, medición de resultados.
Descripción: Integrar sistemas automatizados para el seguimiento y registro de auditorías, permitiendo un análisis de datos más rápido y preciso.
Beneficio esperado: Reducción del 30% en tiempo de gestión de no conformidades.
Acciones: Evaluación de software especializado, implementación gradual, capacitación del personal.
Descripción: Fomentar una cultura de mejora continua mediante programas de capacitación y sensibilización para todos los empleados.
Beneficio esperado: Incremento del 40% en propuestas de mejora del personal.
Acciones: Programas de formación, reconocimiento de contribuciones, creación de comités de mejora.
Descripción: Incorporar consideraciones de cambio climático en el análisis de cumplimiento y oportunidades de mejora, alineado con enmiendas ISO 2024.
Beneficio esperado: Mejora en resiliencia organizacional y posicionamiento sostenible.
Acciones: Evaluación de riesgos climáticos, desarrollo de indicadores específicos, reporte integrado.
- ISO 9001:2015 - Sistemas de Gestión de la Calidad
- ISO 19011:2018 - Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión
- Manual del Sistema de Gestión de la Calidad
- Políticas de Calidad
- Procedimientos de Auditoría Interna
- Registro de Requisitos Legales y Normativos
- Formatos de Acciones Correctivas y Preventivas
- Informes de Revisión por la Dirección
- Legislación nacional en materia de calidad
- Reglamentos sectoriales específicos
- Requisitos contractuales con clientes
- Compromisos voluntarios de la organización
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 001 | 01.12.2024 | Original | CEO |